Kanban – ist das so eine japanische Spezialität?

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Kanban stammt aus dem Japanischen und bedeutet Karte oder auch Tafel. Das Kanban-System wurde 1947 von Toyota in Japan entwickelt. Es sollte dabei helfen den Materialfluss in der Produktion mithilfe von Karten zu verbessern. Jeder wusste, wie viele Waren herausgenommen wurden und nachgeliefert werden mussten. Grundlage für dieses Konzept ist das Prinzip der Supermärkte.

Das Kanban Board ist eine Variante der traditionellen Kanban-Karte. Es hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu visualisieren und die Effizienz durch Strukturierung der täglichen Arbeit zu steigern. Auf einer Tafel werden die Karten, welche Aufgaben beinhalten, verschiedenen Spalten zugeordnet, die den Workflow symbolisieren. Je nach Workflow heißen die Spalten anders. Die einfachsten Designs bestehen aus den Spalten „Zu tun, Läuft (in Arbeit) und Erledigt“.

Früher wurden die Kanban Boards physisch geführt. Mit der digitalen Transformation wurde aber auch dies von mehreren verschiedenen Anbietern digitalisiert.

Ein Beispiel hierfür ist der Onlinedienst Trello. In verschiedenen Boards, welche entweder nur für einen selbst oder auch mit anderen geteilt werden können, werden die Aufgaben in Listen verwaltet. Die Aufgaben können mit Checklisten, Anhängen oder auch Terminen versehen werden. Wurden die Listen mit anderen geteilt, können Aufgaben auch von anderen zugewiesen werden.

Vorteile:

Jeder weiß, was zu tun ist, wer derzeit eine Aufgabe bearbeitet und was bereits erledigt wurde ohne direkt vor Ort zu sein. Gerade wenn sich Kolleginnen und Kollegen im Home Office befinden, ist dies eine enorme Erleichterung. Transparente Workflows helfen Mitarbeitenden sich untereinander auszutauschen und sich jederzeit zu beteiligen.

Das Kanban Board stoppt die Überlastung durch zu viele Aufgaben, weil jeder sieht, wie viele Aufgaben bereits einer Person zugeteilt sind.

Durch das Zuteilen der Aufgaben fällt auch das Multitasking weg, was die Konzentration und die Produktivität steigert. Es kann sich auf eine Aufgabe fokussiert werden. Die Planung der Boards ist sehr flexibel, da jederzeit die Prioritäten geändert werden können, wenn ein Bedarf entsteht.